Две беды закупок: дефицит и затоваривание
Закупка «на глаз» всегда промахивается в одну из двух сторон — и обе стоят денег.
- Заказали мало — товар закончился. Покупатель не нашёл то, за чем пришёл, и ушёл к соседу. Это упущенная выручка прямо сейчас, и часть таких клиентов не вернётся
- Заказали много — товар лёг на полку и не продаётся. Деньги заморожены, место занято, а у скоропорта ещё и тикает срок годности
Суть прогноза закупок: по каждому товару ответить на три вопроса — когда он закончится, сколько заказать и на какую сумму — на основе реальной скорости продаж, а не интуиции.
Что показывает прогноз закупок
Для каждого товара система считает по данным продаж за выбранный период:
| Показатель | Что означает |
|---|---|
| Средние продажи в день | Сколько штук уходит за сутки в среднем за период |
| Хватит на (дней) | На сколько дней хватит текущего остатка при этой скорости |
| Сколько заказать | Количество, чтобы хватило на горизонт прогноза |
| Сумма заказа | Количество к заказу × закупочная цена |
| Статус | Светофор срочности: критично / заказать / норма / избыток |
В итоге вместо таблицы из 500 строк вы видите отсортированный список: сверху то, что заканчивается, снизу то, что лежит. И общую сумму, на которую нужно закупиться.
Формула прогноза
Математика простая и прозрачная — вы всегда можете проверить цифру руками:
Заказать = (средние продажи в день × горизонт прогноза) − текущий остаток
Пример
Молоко Lactel 1л, прогноз на 14 дней:
- Средние продажи: 8 штук в день
- Потребность на 14 дней: 8 × 14 = 112 штук
- Текущий остаток: 30 штук
Нужно заказать: 112 − 30 = 82 штуки
Сумма заказа: 82 × 650 ₸ (закупочная) = 53 300 ₸
Для штучных товаров (шт., упаковки) результат округляется вверх — нельзя заказать 81,4 пачки. Для весовых остаётся дробным.
Горизонт прогноза — как выбрать
Горизонт — это на сколько дней вперёд вы хотите обеспечить товар. Он зависит от того, как часто вы закупаетесь:
| Как часто поставки | Рекомендуемый горизонт |
|---|---|
| Поставщик приезжает раз в неделю | 10–14 дней (интервал + доставка + запас) |
| Закупка раз в две недели | 16–21 день |
| Закупка раз в месяц | 35–45 дней |
Не ставьте горизонт впритык. Если поставка раз в 7 дней и вы заказываете ровно на 7 — любая задержка фуры или скачок спроса оставит полку пустой. Добавляйте 3–5 дней страхового запаса.
Светофор срочности
Прогноз автоматически раскрашивает товары по тому, насколько срочно их заказывать — чтобы не читать всю таблицу, а сразу видеть очаги:
| Статус | Запас | Что делать |
|---|---|---|
| 🔴 Критично | ≤ 3 дней | Заказывать сегодня — вот-вот закончится |
| 🟠 Заказать | 3–7 дней | Внести в ближайший заказ этой недели |
| 🟢 Норма | 7–30 дней | Плановая закупка, спешить не нужно |
| 🔵 Избыток | > 30 дней | Не заказывать — товара и так много |
| ⚫ Нет продаж | — | Неликвид: распродажа, возврат или списание |
Замороженные деньги и неликвиды
Обратная сторона прогноза — товары, которые лежат и не продаются. Это замороженные деньги: средства, которые вы уже потратили на закупку, но которые не работают и не приносят прибыль.
Пример
Полгода назад закупили 50 бамбуковых термосов по 3 000 ₸. Продали 3 штуки. На складе лежит 47 штук на 141 000 ₸.
Эти 141 000 ₸ можно было вложить в ходовое молоко, которое оборачивается каждые 4 дня. Вместо этого они «спят» на полке.
Что делать с неликвидом:
- Распродажа — скидка 30–50%, чтобы вернуть хотя бы часть денег в оборот
- Возврат поставщику — если договор позволяет
- Перемещение — в другой магазин сети, где товар может пойти лучше
- Списание — крайняя мера, для потерявшего вид или просроченного товара
Дефицит — это тоже деньги, только незаметные
Излишек видно глазами — товар лежит на полке. А дефицит невидим: пустого места на полке вы не считаете в деньгах. Но именно он часто дороже.
Если ходовой товар группы A закончился, вы теряете его дневную выручку каждый день простоя — плюс сопутствующие покупки, которые клиент сделал бы заодно. Прогноз закупок выводит такие товары в «критично» заранее, пока полка ещё не опустела.
Сезонность и нюансы
Базовый прогноз — линейный: он считает по средней скорости за выбранный период и предполагает, что спрос примерно сохранится. Это честно и прозрачно, но требует здравого смысла в двух случаях:
- Сезонные товары. Чтобы спрогнозировать декабрь, берите период похожего спроса (например, прошлый декабрь), а не «вялый» ноябрь. Мороженое по летним данным нельзя закупать на зиму
- Акции и праздники. Перед скачком спроса увеличивайте горизонт вручную — линейная средняя не знает про вашу субботнюю акцию
- Новинки. У товара без истории продаж ещё нет средней скорости — первые заказы делаются экспертно, прогноз подключится через пару недель
ABC-анализ + прогноз закупок вместе
Прогноз отвечает «сколько заказать», а ABC-анализ — «насколько это вообще важно». Вместе они дают приоритеты:
- Группа A + критичный остаток — высший приоритет, заказывать немедленно
- Группа C + избыток — кандидат на вывод из ассортимента, не дозаказывать
- Группа A + избыток — повод проверить, не было ли разовой закупки впрок
Как встроить прогноз в рабочий процесс
Перед каждой закупкой
- Откройте прогноз закупок с горизонтом под вашу периодичность поставок
- При необходимости отфильтруйте по конкретному поставщику
- Сверху — критичные и «заказать», это и есть ваш заказ
- Внизу — избыток и неликвиды, эти позиции в заказ не берём
Раз в месяц
- Проверьте список неликвидов — где зависли деньги и что пора распродать
- Сопоставьте с ABC-анализом по прибыли
- Оцените оборачиваемость — какие товары лежат дольше всего
Результат: магазины, которые заказывают по прогнозу, а не «на глаз», снижают замороженный капитал на 15–25% и реже теряют продажи из-за пустых полок.