Зачем нужен акт сверки
Акт сверки — это документ, который отвечает на один вопрос: кто кому и сколько должен.
Вы закупаете товар у поставщика. Иногда платите сразу, иногда с отсрочкой. Иногда возвращаете часть товара. За месяц набирается 10-20 операций — и без сверки легко потеряться.
Типичные проблемы без акта сверки:
- Поставщик говорит вы должны 200 000 ₸, а вы считаете что 150 000 ₸. Кто прав?
- Оплатили приёмку, но поставщик не увидел платёж и требует повторную оплату
- Вернули товар, а поставщик не учёл возврат и считает сумму долга по-старому
- Переплатили — и не знаете об этом, пока не сверитесь
Правило: чем чаще вы сверяетесь, тем меньше расхождений. Раз в месяц — оптимально. Раз в квартал — минимум.
Из чего состоит акт сверки
Акт сверки — это таблица всех операций между вами и поставщиком за период. Три типа операций:
| Операция | Что произошло | Влияние на долг |
|---|---|---|
| Приёмка | Вы получили товар от поставщика | Долг увеличивается (дебет) |
| Оплата | Вы заплатили поставщику | Долг уменьшается (кредит) |
| Возврат | Вы вернули товар поставщику | Долг уменьшается (кредит) |
Дебет, кредит, сальдо — простым языком
Эти бухгалтерские термины звучат сложно, но смысл простой:
- Дебет — вам поставили товар, ваш долг вырос
- Кредит — вы заплатили или вернули товар, ваш долг уменьшился
- Сальдо — разница между дебетом и кредитом. Это и есть текущий долг
Пример за март
Входящее сальдо: 50 000 ₸ (долг на начало месяца)
- 5 марта — Приёмка №41 на 120 000 ₸ (дебет) → сальдо 170 000 ₸
- 10 марта — Оплата 100 000 ₸ (кредит) → сальдо 70 000 ₸
- 15 марта — Приёмка №42 на 80 000 ₸ (дебет) → сальдо 150 000 ₸
- 20 марта — Возврат на 15 000 ₸ (кредит) → сальдо 135 000 ₸
- 28 марта — Оплата 50 000 ₸ (кредит) → сальдо 85 000 ₸
Исходящее сальдо: 85 000 ₸ (ваш долг на конец месяца)
Как формируется акт сверки
В программе учёта формирование акта сверки занимает 3 шага:
- Выберите поставщика — из выпадающего списка
- Выберите период — конкретные даты или быстрый выбор: месяц, квартал, полугодие, год
- Нажмите «Сформировать» — система за секунды соберёт все операции
Система автоматически:
- Рассчитает входящее сальдо (долг на начало периода)
- Соберёт все приёмки, оплаты и возвраты за период
- Покажет бегущее сальдо после каждой операции
- Рассчитает исходящее сальдо (долг на конец периода)
Два формата просмотра
Детальный формат
Таблица всех операций в хронологическом порядке с бегущим сальдо. Удобен для быстрого анализа — сразу видно когда и почему долг вырос или уменьшился.
Каждая операция цветом обозначена:
- Жёлтый — приёмка (товар получен)
- Зелёный — оплата (деньги отправлены)
- Синий — возврат (товар вернули)
Классический формат (как в 1С)
Двухсторонняя таблица для сверки с поставщиком:
- Левая часть — ваши данные из системы (заполняется автоматически)
- Правая часть — данные поставщика (заполняете вручную из его акта)
Система автоматически показывает расхождения: если ваши итоги совпадают — зелёная галочка. Если нет — красный крестик с суммой разницы.
Зачем два формата: детальный — для вашего внутреннего анализа. Классический — для сверки с поставщиком, когда он присылает свой акт и вы сравниваете данные построчно.
Экспорт в Excel
Готовый акт сверки можно выгрузить в Excel одним нажатием. Файл содержит:
- Название поставщика и период
- Входящее сальдо
- Все операции с датами, номерами документов, суммами
- Итоги: общий дебет, общий кредит
- Исходящее сальдо
Файл отформатирован и готов к отправке поставщику по WhatsApp или email. Не нужно ничего переделывать вручную.
Как читать результат сверки
| Исходящее сальдо | Что означает | Что делать |
|---|---|---|
| Положительное (например, 85 000 ₸) | Вы должны поставщику | Запланировать оплату |
| Отрицательное (например, −20 000 ₸) | Поставщик должен вам (переплата) | Зачесть в следующую приёмку |
| Ноль | Взаиморасчёты закрыты | Всё в порядке |
Что делать если данные расходятся
Расхождения — нормальная ситуация. Частые причины:
- Оплата не учтена — вы заплатили, но не внесли платёж в систему. Или поставщик не увидел перевод
- Возврат не оформлен — товар вернули, но документ не создан
- Разные даты — вы провели приёмку 31 марта, поставщик — 1 апреля. В разных месяцах — разное сальдо
- Скидка или бонус — поставщик дал скидку, а в приёмке записана полная сумма
Совет: при расхождении сравните построчно используя классический формат (двухсторонний). Найдите операцию которая есть у одной стороны и отсутствует у другой — это и будет причина.
Чек-лист: сверка с поставщиком
- Сформируйте акт за нужный период
- Проверьте входящее сальдо — оно должно совпадать с исходящим за прошлый период
- Экспортируйте в Excel и отправьте поставщику
- Получите акт от поставщика и сравните в классическом формате
- При расхождениях — найдите конкретную операцию и согласуйте
- Зафиксируйте итог — обе стороны согласны с сальдо