Всё о работе с системой — от первых шагов до продвинутых функций
ShopOS — это полноценная система для управления магазином: касса (POS), складской учёт, финансы, отчёты и налоговый учёт в одном месте. Система разработана специально для малого и среднего бизнеса Казахстана с учётом местного законодательства. Вот 5 шагов, чтобы начать работу.
Перейдите на shopos.kz/login и введите логин и пароль, полученные при регистрации. Если у вас ещё нет аккаунта — нажмите «Регистрация» и заполните данные. После входа вы попадёте на главную страницу (дашборд).
Перейдите в Настройки → Магазин и укажите название, адрес, БИН/ИИН, контакты. Эти данные будут печататься на чеках и использоваться в отчётах. Также выберите часовой пояс и валюту.
Перейдите в Товары → Добавить товар. Укажите название, штрихкод, цену продажи и закупки. Товары можно добавлять по одному или импортировать из Excel сразу тысячи позиций.
Перейдите в Настройки → Кассовые аппараты и создайте рабочее место кассира. Привяжите к кассе счёт для учёта наличных. Если нужна фискализация — подключите WebKassa или ReKassa.
Откройте Кассу (POS), начните смену и сканируйте товары. Система автоматически рассчитает сдачу, обновит остатки и сохранит все данные для отчётов. Подробнее — в разделе Работа на кассе.
При первом входе в систему автоматически запускается пошаговый мастер настройки. Он поможет быстро подготовить магазин к работе — от базовых данных до первой продажи.
Укажите название вашего магазина, адрес и контактные данные. Эта информация будет отображаться на чеках и в документах.
Мастер предложит добавить первые товары вручную или загрузить список из файла Excel. Достаточно добавить несколько товаров — остальные можно добавить позже.
Создайте кассовое рабочее место и привяжите к нему денежный счёт. Мастер подскажет, как подключить сканер штрихкодов и чековый принтер.
После завершения мастера вы можете сразу открыть кассу и начать продажи. Чеклист на главной странице покажет оставшиеся рекомендуемые настройки.
Товар — основная единица учёта в ShopOS. Каждый товар имеет название, штрихкод, цены и привязку к категории. Рассмотрим все поля и процесс создания.
| Поле | Описание | Обязательное |
|---|---|---|
| Название | Наименование товара, отображается на кассе и в отчётах | Да |
| Штрихкод | EAN-13, EAN-8 или произвольный код. Можно указать несколько штрихкодов для одного товара | Нет |
| Цена продажи | Цена, по которой товар продаётся покупателю | Да |
| Цена закупки | Себестоимость товара для расчёта прибыли | Нет |
| Единица измерения | шт., кг., л., м., уп. — всегда с точкой | Да |
| Категория | Группировка товаров для удобного поиска и отчётов | Нет |
| Мин. остаток | При достижении этого количества товар будет помечен как «заканчивается» | Нет |
В боковом меню выберите Товары → Список товаров, затем нажмите кнопку «Добавить товар».
Введите название, цену продажи и выберите единицу измерения. Остальные поля заполните по необходимости.
Отсканируйте штрихкод с упаковки товара или введите вручную. Если штрихкода нет — система может сгенерировать внутренний код автоматически.
Нажмите «Сохранить». Товар появится в списке и будет доступен на кассе для продажи.
ShopOS позволяет массово загружать товары из файла Excel и выгружать текущий каталог. Это особенно полезно при первоначальной настройке магазина или миграции с другой POS-системы.
Создайте файл Excel (.xlsx) со следующими колонками:
| Колонка | Пример | Обязательная |
|---|---|---|
| Название | Молоко Lactel 1л | Да |
| Штрихкод | 4870200340123 | Нет |
| Цена продажи | 850 | Да |
| Цена закупки | 700 | Нет |
| Остаток | 24 | Нет |
| Категория | Молочные продукты | Нет |
Перейдите в Товары → Импорт, выберите файл и нажмите «Загрузить». Система покажет превью данных и попросит сопоставить колонки.
Просмотрите предварительный результат. Система подсветит возможные ошибки (дубли штрихкодов, пустые названия). Нажмите «Импортировать» для завершения.
Чтобы выгрузить текущий каталог, перейдите в Товары → Список товаров и нажмите кнопку «Экспорт». Файл Excel будет содержать все товары с текущими ценами, остатками и категориями. Экспорт удобен для анализа ассортимента, передачи данных бухгалтеру или создания резервной копии каталога.
Основная страница каталога товаров. Здесь вы можете искать, фильтровать, редактировать и управлять всеми товарами магазина.
Для быстрого изменения данных кликните прямо по ячейке в таблице — можно изменить название, цену продажи, цену закупки, остаток. Изменения сохраняются автоматически при нажатии Enter или переходе к другой ячейке.
Отметьте несколько товаров галочками и используйте панель массовых операций:
Кликните по заголовку колонки для сортировки (по названию, цене, остатку, дате добавления). Повторный клик переключает направление сортировки. Внизу таблицы — пагинация с возможностью выбрать количество товаров на странице.
Карточка товара содержит всю информацию о товаре: от цен и штрихкодов до истории продаж и остатков по магазинам.
Полное наименование товара, которое отображается на кассе, в чеках и отчётах. Опциональное описание для внутренних заметок.
Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок (поштучно и блоком). Добавляйте дополнительные ШК кнопкой «+».
Цена закупки — себестоимость. Цена продажи — розничная цена. Наценка рассчитывается автоматически в процентах: (продажа - закупка) / закупка * 100%.
Единица измерения определяет, как считается товар (шт., кг., л.). Категория помогает группировать товары для поиска и аналитики.
Артикулы позволяют создавать товары с характеристиками — цвет, размер, объём памяти и т.д. Вместо создания десятков отдельных товаров вы создаёте один артикул и определяете его варианты.
Перейдите в Товары → Артикулы → Создать. Укажите код артикула (например, «IPHONE15»), название и базовые цены.
Создайте атрибуты: «Цвет», «Объём памяти», «Размер» — всё что нужно для вашего товара. Для каждого атрибута укажите возможные значения.
Система автоматически создаст все комбинации: например, из 3 цветов и 2 объёмов памяти получится 6 товаров. Перед генерацией можно посмотреть превью.
У каждой вариации может быть своя цена. Например, модель с 256GB может стоить дороже, чем с 128GB.
| Товар | Атрибуты | Вариации |
|---|---|---|
| Футболка | Цвет, Размер | Белая S, Белая M, Чёрная S, Чёрная M... |
| iPhone 15 | Память, Цвет | 128GB Black, 256GB Blue, 512GB White... |
| Кроссовки Nike | Размер | 40, 41, 42, 43, 44... |
Комплект — это набор из нескольких товаров, которые продаются вместе. При продаже комплекта с остатков списывается каждый компонент по отдельности.
Перейдите в Товары → Комплекты → Создать.
Выберите товары, которые входят в комплект, и укажите количество каждого. Например: 2 бутылки воды + 1 пакет чипсов.
Цена комплекта может отличаться от суммы компонентов — обычно устанавливают скидку для стимулирования покупки набором.
При продаже комплекта система автоматически списывает со склада каждый компонент. Если хотя бы одного компонента нет в наличии, комплект нельзя продать. Доступное количество комплектов рассчитывается как минимум из доступных компонентов.
Категории помогают организовать каталог товаров. Правильная структура категорий упрощает поиск на кассе, фильтрацию в отчётах и анализ продаж по группам.
Перейдите в Товары → Категории и нажмите «Добавить». Укажите название категории. Категории могут быть вложенными — например, «Напитки → Соки».
Категорию можно назначить при создании или редактировании товара. Также доступно массовое назначение: выберите товары в списке и укажите категорию.
ShopOS может автоматически распределить товары по категориям на основе их названий. Система анализирует наименования и подбирает подходящую категорию. Это особенно полезно после массового импорта товаров без категорий.
ShopOS позволяет печатать ценники и этикетки со штрихкодами на термопринтерах или обычных принтерах. Выберите товары, настройте шаблон — и печатайте.
В разделе Товары → Список отметьте галочками товары для печати, затем нажмите «Печать ценников». Можно также печатать из карточки товара.
Доступны разные размеры этикеток. Выберите подходящий шаблон или установите шаблон по умолчанию в настройках.
Система сформирует макет для печати. Нажмите «Печать» — откроется стандартный диалог печати браузера.
Дубли штрихкодов возникают, когда один и тот же штрихкод привязан к нескольким товарам. Это может привести к ошибкам на кассе и неправильному учёту остатков.
Перейдите в Товары → Дубли штрихкодов. Система покажет список всех штрихкодов, которые привязаны к двум и более товарам.
Для каждого дубля посмотрите оба товара — какой из них актуальный, с правильной ценой и остатком.
Измените штрихкод у дубликата, объедините товары (перенесите остатки) или удалите лишний товар.
Касса ShopOS — это полнофункциональный POS-терминал, который работает в браузере. Сканируйте товары, применяйте скидки, принимайте оплату и печатайте чеки — всё в одном окне.
При входе на кассу нажмите «Открыть смену». Начальный остаток наличных рассчитывается автоматически из баланса привязанного счёта — ничего вводить не нужно.
Отсканируйте штрихкод, введите название в строку поиска или выберите из быстрых товаров. Товар добавится в корзину с количеством 1.
Кликните по количеству товара в корзине, чтобы изменить его. Для весовых товаров (кг.) можно вводить дробные значения. Скидку можно задать на отдельный товар или на весь чек.
Нажмите «Оплата», выберите способ оплаты (наличные, карта, смешанная). При оплате наличными введите полученную сумму — система рассчитает сдачу.
В конце рабочего дня нажмите «Закрыть смену». Система покажет итоговый отчёт: количество продаж, выручку, средний чек, внесения/изъятия и остаток наличных.
ShopOS поддерживает несколько способов оплаты: наличные, банковская карта, смешанная оплата и продажа в долг. Способ оплаты влияет на движение денег по счетам и отчёты.
Введите сумму, полученную от покупателя. Система рассчитает сдачу автоматически. Деньги зачисляются на привязанный к кассе наличный счёт.
Нажмите «Карта» — чек оформляется на полную сумму. Деньги зачисляются на банковский счёт. Сдача при оплате картой не предусмотрена.
Часть суммы оплачивается наличными, часть — картой. Введите сумму наличных — остаток автоматически запишется на карту.
Продажа с отложенной оплатой. Обязательно укажите покупателя. Подробнее — в разделе Продажа в долг.
Быстрые товары — это кнопки на экране кассы для товаров, которые сложно или невозможно сканировать: выпечка, разливные напитки, весовые товары без штрихкода.
На кассе нажмите значок настройки быстрых товаров. Создайте категории — например, «Выпечка», «Напитки», «Мясо».
В каждую категорию добавьте нужные товары. Они отобразятся как кнопки быстрого доступа на экране кассы.
На кассе переключайтесь между вкладками быстрых категорий и добавляйте товары одним нажатием. Порядок категорий и товаров можно настроить.
Режим проверки цены позволяет узнать стоимость товара, не добавляя его в чек. Удобно для покупателей, которые хотят уточнить цену перед покупкой.
На кассе нажмите кнопку «Проверка цены» (иконка с лупой и ценником). Экран переключится в режим проверки.
Отсканируйте штрихкод или введите название. На экране появится карточка с ценой, названием и остатком на складе.
Нажмите кнопку ещё раз, чтобы выйти из режима проверки и вернуться к обычному режиму кассы. Товар в чек не добавляется.
Продажа в долг позволяет отпустить товар покупателю без немедленной оплаты. Долг привязывается к карточке покупателя и отслеживается до полного погашения.
Сканируйте или выберите товары обычным способом.
Перед оплатой обязательно укажите покупателя из базы. Если покупателя ещё нет — создайте его прямо на кассе.
В окне оплаты нажмите «В долг». Можно оформить частичную оплату: часть наличными/картой, остаток — в долг.
Покупатель может погасить долг частично или полностью. Для этого на кассе откройте раздел «Долги», найдите покупателя и внесите оплату. Долг также можно погасить из карточки покупателя в разделе Долги покупателей.
Если покупатель хочет вернуть товар, оформите возврат через кассу. Система найдёт оригинальный чек, вернёт товары на склад и зафиксирует возврат денег.
На кассе откройте «Историю продаж» и найдите нужный чек по номеру, дате или товарам. Нажмите «Возврат».
Отметьте товары, которые покупатель возвращает. Можно вернуть весь чек целиком или только отдельные позиции (частичный возврат).
Нажмите «Оформить возврат». Товары вернутся на склад, деньги спишутся со счёта. Если подключена фискализация — будет пробит чек возврата.
Отложенный чек — это сохранённая корзина, которую можно загрузить позже и завершить продажу. Удобно, когда покупатель отошёл или нужно обслужить другого клиента.
Когда в корзине есть товары, нажмите кнопку «Отложить». Текущий чек сохранится, а корзина очистится для следующего покупателя.
Продолжайте работу как обычно — сканируйте товары, оформляйте продажи.
Когда покупатель вернулся, нажмите «Отложенные» и выберите нужный чек. Корзина восстановится — завершите продажу обычным способом.
Система отслеживает товары, которые были удалены из чека до завершения продажи. Это инструмент контроля, позволяющий выявить злоупотребления кассиров.
Контроль отменённых позиций помогает выявить схемы хищения. Например, кассир может добавить товар в чек, взять деньги у покупателя, а затем удалить товар из чека и присвоить разницу. Регулярный анализ отменённых позиций помогает предотвратить такие ситуации.
Перейдите в Отчёты → Отменённые товары. Выберите период и кассира. Обращайте внимание на частые отмены одних и тех же товаров или аномально высокое количество отмен у одного кассира.
Приёмка — это оформление поступления товара от поставщика на склад. Каждая приёмка фиксирует что, сколько и по какой цене вы получили, и обновляет остатки на складе.
Перейдите в Склад → Приёмки → Создать. Выберите поставщика из списка или создайте нового. Поставщик обязателен для учёта задолженности.
Отсканируйте штрихкод, найдите товар по названию или загрузите список из Excel-файла. Для каждого товара укажите количество и закупочную цену.
Система покажет текущую цену продажи и наценку. При необходимости скорректируйте розничную цену прямо в приёмке.
Отметьте галочку «Проведён» и сохраните. Товар будет зачислен на склад, а цены обновлены.
Приёмку можно редактировать, добавлять и удалять товары. Остатки на складе не изменяются. Идеально для предварительной подготовки.
Товары зачислены на склад, цены обновлены. Редактирование ограничено. Чтобы исправить ошибку — переведите обратно в черновик.
При переводе проведённой приёмки обратно в черновик система автоматически удаляет связанные платежи и возвращает деньги на счета. Вы увидите подтверждение с деталями удаляемых платежей.
Оприходование — это ручное добавление товара на склад без привязки к поставщику. Используется для корректировки остатков, учёта найденных излишков или ввода начальных остатков при запуске магазина.
| Параметр | Приёмка | Оприходование |
|---|---|---|
| Поставщик | Обязателен | Не нужен |
| Оплата | Отслеживается | Не отслеживается |
| Долг поставщику | Формируется | Нет |
| Влияние на остаток | Увеличивает | Увеличивает |
Перейдите в Склад → Оприходование → Создать. Добавьте товары через поиск или сканирование штрихкода, укажите количество.
Отметьте «Проведён» и сохраните. Остатки товаров будут увеличены на указанные количества.
Консигнация — это товар, переданный поставщиком на реализацию. Вы платите поставщику только за проданный товар, а непроданный можете вернуть. Идеально для работы с новыми товарами или дорогим ассортиментом.
| Параметр | Приёмка | Консигнация |
|---|---|---|
| Право собственности | Ваш товар | Товар поставщика |
| Когда платить | Сразу или в долг | По мере продажи |
| Возврат непроданного | По договорённости | Всегда можно вернуть |
| Риск | Ваш | Поставщика |
Перейдите в Склад → Консигнации → Создать. Выберите поставщика, добавьте товары с количеством и ценами.
Товары появляются на складе и продаются через кассу в обычном режиме. Система автоматически отслеживает продажи консигнационных товаров.
Когда нужно рассчитаться — откройте консигнацию и оплатите поставщику сумму за проданные товары. Непроданный товар можно вернуть.
Инвентаризация — сверка фактических остатков товаров на полках с учётными данными в системе. Помогает выявить недостачи, излишки и ошибки учёта.
Перейдите в Склад → Инвентаризация → Создать. Выберите категории товаров или проведите полную инвентаризацию всего склада.
Для каждого товара укажите фактическое количество на полке. Используйте сканер штрихкодов для ускорения или введите количество вручную.
Если во время инвентаризации были продажи или поступления — нажмите «Пересчитать». Система скорректирует и ожидаемое, и фактическое количество на одну и ту же дельту.
Нажмите «Завершить» — система автоматически проведёт пересчёт перед завершением. Проверьте итоговые расхождения.
Нажмите «Применить остатки» — фактические количества станут учётными. Это действие необратимо.
| Колонка | Что означает |
|---|---|
| Ожидалось | Остаток по данным системы на момент создания инвентаризации |
| Продано за время | Количество проданного с момента создания до пересчёта |
| Поступило | Количество поступившего (приёмки) за время инвентаризации |
| Скорректированное | Ожидалось - Продано + Поступило (с учётом движений) |
| Факт | Фактическое количество, указанное вами |
| Расхождение | Факт - Скорректированное (+ излишек, - недостача) |
Используйте фильтры для работы с большим списком: Все, Отсканировано, Не проверено, Недостача, Излишки. Кнопка «Обнулить непроверенные» установит 0 для всех товаров, которые вы не сканировали.
Результаты инвентаризации можно выгрузить в Excel для анализа, передачи руководству или хранения в архиве.
Списание — удаление товара со склада по причине порчи, истечения срока годности, недостачи или собственного потребления. Каждое списание фиксируется с указанием причины для дальнейшего анализа потерь.
Перейдите в Склад → Списания → Создать. Добавьте товары, укажите количество для списания и выберите причину.
Отметьте «Проведён» и сохраните. Остатки товаров будут уменьшены на указанные количества.
Возврат поставщику — оформление обратной отправки товара. Используется при обнаружении брака, поставке не того товара, истечении срока годности или по условиям договора.
Перейдите в Склад → Возвраты поставщику → Создать. Выберите поставщика, которому возвращаете товар.
Система покажет товары из проведённых приёмок от этого поставщика. Укажите количество для возврата и причину.
После проведения остатки товара уменьшатся, а задолженность перед поставщиком сократится на сумму возврата.
Перемещение — перенос товара между магазинами (филиалами). Доступно при подключении нескольких магазинов в системе.
Перейдите в Склад → Перемещения → Создать. Выберите магазин-отправитель и магазин-получатель.
Выберите товары для перемещения и укажите количество. Система покажет текущий остаток в магазине-отправителе.
При отправке товар списывается со склада отправителя. При приёмке в магазине-получателе — зачисляется на его склад.
История движений показывает все операции, которые изменяли остаток конкретного товара: продажи, приёмки, списания, возвраты, оприходования, инвентаризации и перемещения.
| Тип | Влияние на остаток | Описание |
|---|---|---|
| Продажа | Уменьшает | Товар продан покупателю через кассу |
| Возврат покупателя | Увеличивает | Покупатель вернул товар |
| Приёмка | Увеличивает | Товар поступил от поставщика |
| Списание | Уменьшает | Товар списан (брак, просрочка) |
| Оприходование | Увеличивает | Ручное добавление на склад |
| Инвентаризация | Корректирует | Остаток скорректирован по итогам пересчёта |
| Перемещение | Уменьшает / Увеличивает | Товар перемещён в другой магазин |
Откройте карточку товара и перейдите во вкладку «История движений», или используйте раздел Склад → История движений с фильтром по товару и периоду. История помогает понять, почему остаток изменился — например, найти причину расхождения при инвентаризации.
База клиентов позволяет вести учёт покупателей, отслеживать историю покупок, управлять скидками и контролировать задолженности. Привязка клиента к продаже открывает доступ к продажам в долг и персональным скидкам.
Имя, телефон, email — для идентификации и связи с клиентом. Телефон используется для быстрого поиска на кассе.
Персональная скидка в процентах. Автоматически применяется при выборе клиента на кассе. Можно установить от 0% до 100%.
Система автоматически рассчитывает текущую задолженность клиента на основе продаж в долг и внесённых оплат.
Перейдите в Клиенты → Список клиентов и нажмите «Добавить клиента».
Введите имя (обязательно), телефон и при необходимости укажите скидку. Нажмите «Сохранить».
На кассе нажмите кнопку «Клиент» или начните вводить имя/телефон в поле поиска клиента. После выбора клиента его скидка автоматически применится ко всем товарам в чеке. Также станет доступна оплата в долг.
Система позволяет продавать товар в долг постоянным клиентам и отслеживать все задолженности. Каждый долг привязан к конкретной продаже и клиенту.
Привяжите клиента к текущему чеку. Без клиента продажа в долг невозможна.
При оплате выберите способ «В долг». Можно оплатить часть наличными или картой, а остаток — в долг.
Общий список должников доступен в Клиенты → Долги. В карточке каждого клиента отображается текущий баланс долга и история всех задолженностей с датами.
Откройте карточку клиента или раздел долгов, выберите задолженность и внесите оплату — полную или частичную. На кассе также можно принять оплату долга через модуль долгов в POS.
База поставщиков содержит информацию обо всех компаниях и ИП, у которых вы закупаете товар. Каждый поставщик связан с приёмками, оплатами и возвратами.
Название, контактное лицо, телефон, email — для связи и идентификации.
ИИН/БИН — идентификационный номер для налогового учёта и оформления документов.
Автоматически рассчитывается на основе приёмок и оплат:
В карточке отображается полная история взаимоотношений: все приёмки, оплаты, возвраты и текущий баланс. Здесь же можно создать новую приёмку или возврат.
Акт сверки — документ для проверки взаимных расчётов между вами и поставщиком. Помогает выявить расхождения в оплатах и задолженностях перед расчётом или аудитом.
Перейдите в Клиенты → Сверка или откройте сверку из карточки поставщика. Укажите период для анализа.
Система автоматически рассчитает: общую сумму поставок, общую сумму оплат и итоговый баланс за выбранный период.
Сопоставьте акт сверки с документами поставщика. При расхождениях — найдите и исправьте ошибку в приёмках или оплатах.
Счета — это учёт всех денежных средств вашего бизнеса. Каждый счёт отражает реальное место хранения денег: кассовый аппарат, банковский счёт или карту. Балансы обновляются автоматически при каждой операции.
Наличные деньги в кассовом аппарате. Привязывается к кассовому аппарату для автоматического расчёта начального остатка смены.
Расчётный счёт в банке. Используется для безналичных расчётов с поставщиками и приёма оплат переводом.
Банковская карта. Удобно для учёта поступлений от терминала оплаты и расходов с бизнес-карты.
Счёт типа «Касса» можно привязать к кассовому аппарату. При открытии смены система автоматически подставит баланс этого счёта как начальный остаток наличных. Это избавляет кассира от ручного пересчёта.
Баланс счёта обновляется при каждой операции: продажах, приёмках, переводах, внесениях и изъятиях. Вам не нужно корректировать баланс вручную — система ведёт учёт автоматически.
Платежи фиксируют все денежные поступления и расходы бизнеса, не связанные с продажами и приёмками. Это зарплата, аренда, коммунальные платежи, налоги и прочие операции.
Поступление денег на счёт: возврат переплаты, доход от аренды, инвестиции, прочие поступления. Увеличивает баланс выбранного счёта.
Списание денег со счёта: зарплата, аренда, коммунальные, закупка расходников, налоги. Уменьшает баланс выбранного счёта.
Перейдите в Финансы → Платежи → Создать. Выберите тип (приход/расход), счёт, сумму и назначение платежа.
Баланс счёта обновится автоматически. Номер платежа присваивается системой. Платёж отобразится в истории и отчётах.
Перевод — перемещение денег с одного счёта на другой внутри вашего бизнеса. Общий баланс не меняется, меняется только распределение средств между счетами.
Перейдите в Финансы → Переводы → Создать. Выберите счёт-источник (откуда) и счёт-получатель (куда).
Введите сумму перевода. Оба баланса обновятся одновременно: у источника уменьшится, у получателя — увеличится.
При отмене перевода система автоматически вернёт деньги: баланс источника увеличится, баланс получателя — уменьшится на сумму перевода.
Назначения платежей — это категории для классификации доходов и расходов. Они помогают анализировать, на что тратятся деньги и откуда приходят дополнительные поступления.
| Категория | Тип | Пример |
|---|---|---|
| Зарплата | Расход | Ежемесячная оплата сотрудникам |
| Аренда | Расход | Оплата за помещение магазина |
| Коммунальные | Расход | Электричество, вода, интернет |
| Налоги | Расход | ИПН, социальные отчисления |
| Реклама | Расход | Instagram, 2GIS, вывеска |
| Прочий доход | Приход | Доход от аренды, возвраты |
Перейдите в Финансы → Назначения платежей → Создать. Введите название категории. После создания назначение будет доступно при оформлении платежей.
Кассовые операции — это внесения и изъятия наличных во время смены. Они не связаны с продажами, а отражают физическое добавление или изъятие денег из кассового аппарата.
Добавление наличных в кассу. Используется для:
Забор наличных из кассы. Используется для:
Все кассовые операции привязаны к текущей открытой смене и отображаются в отчёте по смене. При закрытии смены система учтёт все внесения и изъятия в итоговом расчёте.
Главный отчёт для анализа торговой деятельности. Показывает динамику продаж за выбранный период с разбивкой по способам оплаты, категориям и товарам.
Общая сумма продаж за период. Показывается с учётом возвратов. Сравнивается с предыдущим аналогичным периодом — стрелка вверх/вниз показывает динамику.
Сколько продаж было совершено. Помогает оценить поток покупателей и загруженность кассиров.
Выручка / количество чеков. Рост среднего чека — один из главных показателей эффективности продаж.
Общее количество проданных единиц товаров. Учитываются все позиции во всех чеках.
Выберите период для анализа: сегодня, вчера, неделя, месяц или произвольный диапазон. Система покажет график продаж по дням и почасовое распределение — вы увидите, в какие часы магазин работает активнее всего.
Детальная информация по каждой смене: кто работал, сколько продал, какие операции проводились. Основной инструмент для контроля кассиров и сверки наличных.
Таблица всех смен с фильтрацией по дате, кассиру и кассовому аппарату. Для каждой смены отображается:
Формула расчёта конечного остатка:
| Операция | Описание |
|---|---|
| Начальный остаток | Сумма в кассе на момент открытия смены |
| + Продажи наличными | Все наличные поступления от продаж |
| + Внесения | Ручное внесение денег в кассу (размен и т.д.) |
| − Выемки | Изъятие денег из кассы (инкассация) |
| − Возвраты наличными | Возвращённые покупателям деньги |
| = Конечный остаток | Должно совпадать с реальными деньгами в кассе |
Нажмите на смену для просмотра детального отчёта со всеми операциями, включая список чеков, внесения, выемки и оплаты приёмок.
Сравнение эффективности кассиров за выбранный период. Помогает оценить работу персонала, выявить лучших сотрудников и обнаружить проблемные зоны.
| Показатель | Что означает |
|---|---|
| Сумма продаж | Общая выручка за период работы кассира |
| Количество чеков | Сколько продаж совершил кассир |
| Средний чек | Средняя сумма одной продажи |
| Возвраты | Сумма и количество возвратов |
| Отменённые позиции | Количество удалённых из чека товаров |
Отчёт по денежным потокам — все поступления и выплаты по всем счетам за выбранный период. Показывает, откуда приходят деньги и куда уходят.
Выручка от продаж, внесения в кассу, возвраты от поставщиков, прочие поступления. Показывается с разбивкой по счетам.
Оплаты поставщикам, расходы, выемки из кассы, переводы между счетами. Каждая операция привязана к конкретному счёту.
Текущий баланс каждого счёта. Остаток на начало периода + поступления − выплаты = остаток на конец периода.
Для более глубокого анализа финансов используйте раздел Финансы — Счета.
Отчёт P&L (Profit & Loss) показывает реальную прибыльность бизнеса. От выручки отнимается себестоимость и расходы — остаётся чистая прибыль.
Общая сумма продаж за период (за вычетом возвратов).
Сумма закупочных цен проданных товаров. Рассчитывается на основе цен закупки из карточек товаров.
Выручка − Себестоимость. Показывает, сколько заработали на товарах до вычета операционных расходов.
Валовая прибыль − Операционные расходы (аренда, зарплаты, коммунальные и т.д.). Итоговый результат деятельности.
Отчёт показывает прибыльность каждой категории товаров: выручка, себестоимость, валовая прибыль и маржинальность в процентах. Это помогает понять, какие группы товаров приносят больше всего прибыли, а какие работают в убыток.
Классификация товаров по их вкладу в выручку. Помогает понять, какие товары критически важны для бизнеса, а какие можно сократить.
| Класс | Доля товаров | Доля выручки | Рекомендация |
|---|---|---|---|
| A | ~20% | ~80% | Всегда в наличии, приоритетный контроль остатков |
| B | ~30% | ~15% | Регулярный мониторинг, стандартное пополнение |
| C | ~50% | ~5% | Рассмотреть сокращение ассортимента |
Продвинутый аналитический инструмент с тремя подотчётами: оборачиваемость, прогноз закупок и анализ чека. Помогает управлять ассортиментом на основе данных.
Показывает, как быстро продаются товары. Ключевые метрики: продаж в день и дней запаса (на сколько дней хватит текущего остатка).
Отдельный блок «Замороженный склад» показывает товары с остатком, но без продаж — это деньги, которые лежат мёртвым грузом.
На основе скорости продаж система прогнозирует, когда товар закончится и сколько нужно заказать. Горизонт прогноза: 7, 14 или 30 дней.
Динамика среднего чека, количество позиций в чеке и распределение чеков по размеру. Помогает понять покупательское поведение и эффективность допродаж.
Список всех клиентов с непогашенной задолженностью. Помогает контролировать дебиторку и своевременно напоминать о долгах.
Список отсортирован по сумме долга (от большей к меньшей). Прямо из отчёта можно принять оплату долга — нажмите на клиента и выберите «Принять оплату».
Подробнее о работе с долгами клиентов читайте в разделе Клиенты — Долги.
Чеки, которые не были отправлены в ОФД (оператор фискальных данных). По законодательству Казахстана все продажи должны быть фискализированы — этот отчёт помогает найти и повторно отправить проблемные чеки.
Перейдите в Отчёты → Нефискализированные чеки. Увидите список чеков с датой, суммой и причиной ошибки.
Нажмите «Повторить» рядом с чеком или «Повторить все» для массовой отправки. Система попробует заново отправить чеки в ОФД.
Если чеки продолжают не проходить, проверьте настройки ОФД в разделе Настройки → ОФД.
Агрегированные отчёты по всем магазинам сети. Доступны только для аккаунтов с двумя и более магазинами. Позволяют контролировать всю сеть из одного кабинета.
Сравнение выручки между магазинами за выбранный период. Графики и таблицы для быстрого анализа.
Производительность кассиров по всем магазинам. Сравнение эффективности между точками.
Общая дебиторская задолженность по всей сети. Топ должников с разбивкой по магазинам.
Сводное движение денег по всем счетам всех магазинов. Общий финансовый результат.
Подробнее о настройке нескольких магазинов читайте в разделе Мультимагазин.
Модуль отслеживания оборота для специального налогового режима (СНР) на основе упрощённой декларации. Показывает текущий оборот, приближение к лимиту и рассчитывает налог.
Общая сумма выручки за текущее полугодие (H1: январь-июнь, H2: июль-декабрь). Это база для расчёта налога.
Максимально допустимый оборот — 600 000 МРП в год. В 2026 году МРП = 4 325 ₸, лимит = 2 595 000 000 ₸. При превышении — потеря права на упрощёнку.
Визуальный индикатор приближения к лимиту. Когда приближаетесь к 100% — пора задуматься о смене налогового режима.
Оборот × ставка (2-6% в зависимости от региона). Это сумма, которую нужно заплатить по итогам полугодия.
| Параметр | Описание | По умолчанию |
|---|---|---|
| Ставка налога | Процент налога (зависит от региона и вида деятельности) | 3% |
| Режим учёта оборота | Какие продажи учитывать: все, только наличные или только карта | Все |
| Режим мультимагазина | Объединённый оборот или раздельный по магазинам | Объединённый |
| МРП | Месячный расчётный показатель текущего года | 4 325 ₸ |
| Количество работников | Для расчёта удержаний за сотрудников | 0 |
| Средняя зарплата | Для расчёта ОПВ, СО, ВОСМС за сотрудников | 0 ₸ |
СНР на основе упрощённой декларации отчитывается за полугодие:
Пошаговый мастер (wizard) для подготовки формы налоговой отчётности 910.00 — упрощённой декларации для ИП на СНР. ShopOS рассчитает все платежи и подготовит данные для заполнения формы на сайте КГД.
Укажите полугодие для декларации (H1 или H2) и год. Система подтянет данные по обороту из продаж.
ИИН, наименование, вид деятельности, регион. Эти данные сохраняются и подставляются автоматически в следующий раз.
Система автоматически рассчитает: ИПН (индивидуальный подоходный налог), ОПВ (обязательные пенсионные взносы), СО (социальные отчисления), ВОСМС (медицинское страхование) — за ИП и за каждого сотрудника.
Укажите количество сотрудников и зарплаты за каждый месяц полугодия. Система рассчитает удержания с разбивкой по месяцам.
Заполните приложения 910.01, 910.02, 910.03 (реестры). Зафиксируйте результат — он сохранится в истории сдач.
Данные по обороту берутся из раздела СНР — упрощённая декларация.
ShopOS поддерживает работу с несколькими магазинами из одного аккаунта. Каждый магазин — это полностью изолированная среда со своими товарами, остатками, продажами и отчётами.
Вы входите в систему один раз и переключаетесь между магазинами. Не нужно создавать отдельные аккаунты для каждой точки.
Каждый магазин — отдельная база данных. Товары, остатки, продажи, финансы — всё раздельное. Ошибка в одном магазине не затронет другой.
Учётные записи сотрудников и администраторов — общие. Один кассир может работать в разных магазинах.
Перейдите в Настройки → Мои магазины → Добавить магазин.
Укажите название магазина и адрес. Эти данные будут отображаться в чеках и отчётах.
Новый магазин создаётся пустым. Добавьте товары, настройте кассу и начинайте продавать.
Быстрое переключение между магазинами без выхода из системы. Все данные мгновенно обновляются для выбранного магазина.
В верхней панели (header) находится переключатель магазинов. Нажмите на название текущего магазина — откроется список всех доступных точек. Выберите нужный магазин — страница обновится с данными выбранного магазина.
Функция перемещения позволяет перебрасывать товары из одного магазина в другой. Остатки автоматически корректируются в обоих магазинах.
Перейдите в Склад → Перемещения → Создать. Выберите магазин-отправитель и магазин-получатель.
Выберите товары для перемещения и укажите количество. Система проверит наличие на складе отправителя.
При отправке товары списываются со склада отправителя. Перемещение получает статус «В пути».
Переключитесь на магазин-получатель и подтвердите получение. Товары зачислятся на склад.
Подробнее о работе со складом читайте в разделе Склад — Перемещения.
Агрегированный обзор показателей по всем магазинам. Позволяет сравнивать магазины между собой и контролировать всю сеть с одного экрана.
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Выручка | Сумма продаж по каждому магазину, сравнение, доля от общей выручки |
| Кассиры | Производительность кассиров по всем точкам с рейтингом |
| Долги | Дебиторская задолженность по магазинам, топ должников |
| Финансы | Движение денег по всем счетам, общий баланс сети |
| Смены | Все смены по всем магазинам, сводная статистика |
Каждый сводный отчёт позволяет сравнить показатели магазинов бок о бок. Это помогает:
Сводные отчёты доступны только при наличии 2 и более магазинов. Подробнее: Отчёты — Сводные отчёты.
Раздел настроек магазина содержит основную информацию о вашем бизнесе. Эти данные используются в чеках, отчётах и документах.
| Поле | Описание |
|---|---|
| Название магазина | Отображается в шапке чеков, в личном кабинете и в отчётах |
| Адрес | Физический адрес торговой точки — печатается на чеках |
| Телефон, email | Контакты для обратной связи, отображаются на чеке (опционально) |
| БИН / ИИН | Бизнес-идентификатор, обязателен для фискализации |
| Валюта | Тенге (KZT) — используется по умолчанию |
| Часовой пояс | UTC+5 (Казахстан) — влияет на время в чеках и отчётах |
В системе предусмотрены две роли: Администратор с полным доступом ко всем разделам и Кассир с доступом только к кассе (POS). Каждый сотрудник должен иметь отдельную учётную запись.
| Роль | Доступ | Описание |
|---|---|---|
| Администратор | Полный | Все разделы: товары, склад, финансы, отчёты, настройки, касса |
| Кассир | Касса | Только POS: продажи, возвраты, смены. Нет доступа к настройкам и отчётам |
Перейдите в Настройки → Пользователи и нажмите «Добавить пользователя».
Укажите имя сотрудника, логин (латиница), пароль и выберите роль — Администратор или Кассир.
Для роли «Кассир» задайте 4-значный PIN-код. Он используется для быстрого входа на кассе вместо логина и пароля.
Администратор может сбросить пароль любого пользователя в настройках. Кассир не может менять пароли других пользователей.
Касса (кассовый аппарат) в ShopOS — это рабочее место кассира. К каждой кассе привязываются денежные счета, и при открытии смены система автоматически рассчитывает начальный остаток из баланса привязанных счетов.
Откройте Настройки → Кассовые аппараты и нажмите «Добавить кассу».
Дайте кассе понятное название, например: «Касса-1», «Касса у входа», «Касса зал».
Выберите денежные счета, которые будут связаны с этой кассой. При открытии смены баланс привязанных счетов типа «Касса» станет начальным остатком.
ShopOS поддерживает два провайдера фискализации: WebKassa (основной) и ReKassa (альтернативный). Фискализация обеспечивает отправку чеков в налоговую и является обязательной для розничной торговли в Казахстане.
| Провайдер | Описание | Настройки |
|---|---|---|
| WebKassa | Основной ОФД-провайдер, API v4 | Логин, пароль → получение токена (кэш 24 часа) |
| ReKassa | Альтернативный ОФД, API v3 | Логин, PIN-код, ZNM → получение токена (кэш 23 часа) |
Зарегистрируйтесь на webkassa.kz и получите логин и пароль для API-доступа.
Перейдите в Настройки → Фискализация, выберите WebKassa, введите логин и пароль.
Нажмите «Проверить подключение» — система получит токен и покажет статус соединения.
Зарегистрируйтесь на rekassa.kz и получите логин, PIN-код оператора и заводской номер кассы (ZNM).
Перейдите в Настройки → Фискализация, выберите ReKassa, введите логин, PIN и ZNM.
Нажмите «Проверить подключение» — система запросит токен и отобразит статус.
Доступ к ShopOS предоставляется по подписке. В личном кабинете вы можете видеть текущий тариф, дату окончания и запросить продление.
Для продления подписки или вопросов по оплате свяжитесь с нами: +7 776 9-139-139 (WhatsApp / Telegram).
Система уведомлений ShopOS информирует вас о важных событиях: низкие остатки, нефискализированные чеки, обновления системы и напоминания об оплате.
| Тип | Описание |
|---|---|
| Низкие остатки | Срабатывает, когда количество товара на складе падает ниже установленного минимума |
| Нефискализированные чеки | Предупреждение о чеках, которые не были отправлены в ОФД |
| Системные сообщения | Информация о новых функциях, обновлениях и плановых работах |
| Напоминания об оплате | Уведомления о приближающемся окончании подписки |
Electron-касса — это отдельное десктопное приложение для Windows, которое позволяет работать на кассе даже без интернета. Все продажи сохраняются локально и синхронизируются при восстановлении связи.
Перейдите на shopos.kz и скачайте последнюю версию Electron-кассы для Windows.
Запустите скачанный файл и следуйте инструкциям установщика. Приложение установится в стандартную папку программ Windows.
При первом запуске введите адрес сервера ShopOS и войдите с логином и паролем кассира. Приложение загрузит каталог товаров для оффлайн-работы.
Приложение автоматически проверяет наличие обновлений и предлагает их установить при запуске.
Electron-касса использует локальную базу данных (sql.js) для хранения товаров и продаж. При потере интернета касса продолжает работать — все операции сохраняются локально.
| Функция | Статус |
|---|---|
| Продажи и чеки | Работает |
| Поиск товаров | Работает |
| Печать чеков | Работает |
| Отчёты | Недоступно |
| Изменение настроек | Недоступно |
| Создание новых товаров | Недоступно |
Когда интернет восстанавливается, Electron-касса автоматически синхронизирует все накопленные данные с сервером. Также доступна ручная синхронизация.
При конфликтах данные сервера имеют приоритет для товаров и цен. Продажи, созданные оффлайн, всегда сохраняются на сервере без потерь.
Дашборд — это командный центр вашего бизнеса. Здесь собраны ключевые показатели, графики и быстрый доступ к самой важной информации.
| Показатель | Описание |
|---|---|
| Продажи | Общая сумма продаж за выбранный период |
| Прибыль | Разница между выручкой и себестоимостью проданных товаров |
| Средний чек | Средняя сумма одной продажи |
| Кол-во чеков | Общее число продаж за период |
Для каждого показателя доступен селектор периода: сегодня, вчера, неделя, месяц.
